Hinweis: Das geplante Update des Tafelprogramms auf v4.0 verschiebt sich! Geplant aktuell ist Q1 2024.
Leistungsumfang - Mitarbeiter
Die Koordination von ehrenamtlichen Mitarbeitern ist mit besonderen Herausforderungen verbunden. Das Tafelprogramm hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter nach deren Fähigkeiten und Verfügbarkeiten einzusetzen.
Fähigkeiten und Qualifikationen erkennen
Jeder Mensch hat ein Talent, man muss es nur finden
Jeder Mensch verfügt über unterschiedliche Talente und Qualifikationen, die für die Tafelarbeit hilfreich sein können. Deswegen können im Tafelprogramm alle Qualifikationen bei den Mitarbeiter-Stammdaten erfasst werden, sei es die Führerscheinklasse oder die EDV-Kenntnisse. Anschließend kann der Mitarbeiter dann seinen Fähigkeiten, Qualifikationen und Einsatzwünschen entsprechend eingeteilt werden. Und natürlich kann man auch nach Mitarbeitern mit bestimmten Fähigkeiten suchen.
Schulungen nachhalten
Die Arbeit in der Tafel erfordert verschiedene Belehrungen und Schulungen
Zur Arbeit in der Tafel sind verschiedene Schulungen und Belehrungen Pflicht. Sei es die Infektionsschutzbelehrung oder die Hygieneschulung, sämtliche absolvierten Schulungen eines Mitarbeiters können im Programm hinterlegt werden. Das Tafelprogramm erinnert auf Wunsch den Mitarbeiter bzw. die Verantwortlichen, sobald eine Schulung abläuft und erneuert werden muss.
Einsätze planen
Mitarbeiter richtig einsetzen
Eine flexible Planung der Mitarbeiter stellt vor allem im ehrenamtlichen Bereich eine besondere Herausforderung für die Organisation dar. Ehrenamtler sind zu unterschiedlichen Zeiten in unterschiedlicher Ausprägung verfügbar und es kann schnell mal etwas dazwischen kommen, so dass ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt.
Gleichzeitig sind die Aufgaben in einer Tafel sehr verschieden: bestimmte Tätigkeiten benötigen bestimmte Qualifikationen, Schulungen oder Arbeitsmaterial. Das Modul Mitarbeiter ist daher so ausgelegt, dass es sämtliche benötigten Daten der Mitarbeiter erfasst und Ihnen bei der Planung der Mitarbeiter die relevanten Informationen anzeigt. Fällt ein Mitarbeiter aus, kann problemlos Ersatz geplant werden.
Arbeitsplan als Kalender
Alles im Blick. Die geplanten Einsätze, An- und Abwesenheiten sowie Engpässe werden übersichtlich im Arbeitsplan angezeigt
Das Tafelprogramm zeigt sämtliche Planungen, Einsatzlisten und Termine übersichtlich als Kalender an. Dabei kann jeder Bereich einzeln ausgewählt und angezeigt werden, so dass es zum Beispiel einen Kalender für die Verwaltung und einen für die Ausgabe gibt. Neben der persönlichen Ansicht im Tafelprogramm kann der Mitarbeiter seinen eigenen Kalender zusätzlich mittels iCal-Funktion in seinen privaten Kalender auf seinem Smartphone oder Computer einbinden. So behält auch der Mitarbeiter seine geplanten Einsätze stets im Blick.
Dokumente und Nachweise
Die digitale Mitarbeiterakte
Ähnlich wie bei den Kunden können Unterlagen (z.B. Mitarbeitererklärungen, Schulungsnachweise etc.) der Mitarbeiter direkt im Tafelprogramm abgelegt werden. So ist auch beim Mitarbeiter alles an einem Platz, die Papierablage ist überflüssig und die Daten sind sicher und datenschutzkonform gespeichert.
